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Daten­verarbeitung

Das PLEGRO Schulungssystem dient dem Zweck der Trainingsverwaltung und hat das Ziel, eine ordnungsgemäße Erfassung aller gesetzlich vorgeschriebenen sowie aller freiwilligen Personalentwicklungsmaßnahmen vornehmen zu können.

Ihre Daten dürfen also nur für diese Zwecke sowie die Aufgabenerledigung des Bereiches Human Resources oder zur Wahrnehmung der Personalverantwortung des Arbeitgebers verarbeitet werden. Wir schützen Ihre Daten gegen Missbrauch, unzulässige Weitergabe, vor Zweckentfremdung und verkaufen Ihre Daten nicht an Dritte weiter.

Datenerfassung bei der Anmeldung

Für einen Testzugang benötigen wir lediglich Anrede, Vorname, Nachname und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen das Passwort für den Login zusenden zu können. Erst wenn Sie sich für unser Schulungssystem entscheiden, benötigen wir Ihre vollständigen Daten für den Vertragsabschluss.

Datenerfassung bei der Erstellung eines Benutzer-Accounts

Zusätzliche Speicherung in der Datenbank bei Erstellung des Benutzer-Accounts

Zusätzliche Speicherung während der Nutzung des Schulungssystems

Beim Öffnen des Schulungssystems wird in Ihrem Browser eine Session-ID angelegt. Innerhalb dieser ID speichern wir Sie als Benutzer und übergeben damit Ihre Benutzer-ID von einer Seite auf die Nächste.

Zugriffsberechtigungen

Der Zugriff auf gespeicherte Daten erfolgt über eine Zugriffsberechtigung, die im System hinterlegt wird. Eingaben, Reports und Korrekturen werden ausschließlich durch die hierzu berechtigten Mitarbeiter durchgeführt. Für alle Zugriffsberechtigungen wird gewährleistet, dass der PLEGRO-Nutzer nur die für die Erfüllung seiner zugewiesenen Aufgaben notwendigen Zugriffsrechte auf Daten und Masken erhält. Diese Zugriffsberechtigungen werden nach Abstimmung mit Personalabteilung und Betriebsrat für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich vergeben und werden gelöscht, wenn ein Mitarbeiter, die für die Berechtigung erforderliche Tätigkeit nicht mehr ausübt.

Ihre E-Mail-Adresse

Unsere Kunden können anhand von importierten Benutzerlisten über PLEGRO E-Mails verschicken. Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihre Anrede, Vorname, Nachname und individuelle Angaben auf unserem Server gespeichert, bis unser Kunde oder wir diese wieder löschen.

Änderung – Anpassung – Löschung des Benutzer-Accounts

Sie können Ihre Daten jederzeit im Kunden-Login anpassen und ändern. Bei der Löschung des Accounts werden die persönlichen Daten in der Datenbank nicht gelöscht. Es bleibt ein Eintrag unter der Benutzer-ID bestehen, unter der sämtliche vorhandene Schulungsnachweise (gültige und abgelaufene) als zip-Datei heruntergeladen werden können. Auch die Schulungsnachweise werden NICHT gelöscht, sondern nach Jahreszahlen sortiert im Firmenarchiv abgelegt.

Speicherung anonymer Daten für statistische Zwecke

Für statistische Zwecke speichern wir folgende anonyme Daten:

Verantwortlichkeit für Inhalte und Dateneingabe

Für die von uns zur Verfügung gestellten Inhalte ist die AS-Trainer GmbH zuständig. Da Sie bei Bedarf jedoch auch eigene Schulungsmodule im System erstellen können, sind Sie für diese Inhalte selbst zuständig und verantwortlich. Wir stellen in diesem Fall nur die technischen Möglichkeiten zur Umsetzung zur Verfügung.

Dateneingabe

Für die Dateneingabe im PLEGRO-Schulungssystem sind verantwortlich:

  1. Mitarbeiter: Im System sind Schulungen hinterlegt, die sich der Mitarbeiter über das System erarbeitet und abschließend einen Test dazu durchführt. Nach erfolgreicher Beendigung wird die Schulung als absolviert in der Datenbank hinterlegt.
  2. Vorgesetzter: Über das System kann der Vorgesetzte einen Soll-/Ist-Vergleich für seine jeweiligen Mitarbeiter vornehmen. Die Datenbank dient dem Vorgesetzten u. a. als Entscheidungsgrundlage für den Arbeitseinsatz der jeweiligen Mitarbeiter.
  3. Personalabteilung: Eingabe von personenbezogenen Daten sowie die Eingabe von Trainings.
  4. EHS Manager: Eingabe von Trainings
  5. PLEGRO-Team: Administration des Schulungssystem

Vorgesetzte, Betriebsrat und Personalabteilung erhalten die Möglichkeit, Reports über absolvierte Trainings zu erstellen. Der Mitarbeiter hat jederzeit die Möglichkeit, sich seine eigenen Trainings (absolvierte und noch zu absolvierende) im System anzusehen. Datenkorrekturen können gemäß den vergebenen Berechtigungen durchgeführt werden. Für das Anlegen bzw. die Einstellung von Trainings sind Administratorenrechte erforderlich.

Ihre Rechte

Sie haben gemäß der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

Zur Wahrung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle.

Datenschutzkette gemäß Auftragsverarbeitung (DSGVO)

Sie verarbeiten über unser Schulungssystem die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter und sind für die Verarbeitung verantwortlich. Die AS-Trainer GmbH ist in diesem Verhältnis Ihr Auftragsverarbeiter.

Damit wir Ihnen unser Schulungssystem anbieten können, haben wir einen Dienstleister, die PlusServer GmbH, im Einsatz mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben. Wir übernehmen in diesem Verhältnis die Rolle des Verantwortlichen und unser Dienstleister die Rolle des Auftragsverarbeiters.

Wenn Sie mit PLEGRO personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, entsteht eine Kette aus Verantwortlichen und zuständigen Ansprechpartnern. Jeder innerhalb dieser Kette muss mit seinem direkten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung treffen, die dazugehörigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten dokumentieren und die eingesetzten Dienstleister seinem Auftraggeber (Verantwortlicher) nennen.

Haben Sie Fragen und Meldungen zum Thema Sicherheit?

Wenn Sie Fragen zu unserem Datenschutz haben oder eine Sicherheitslücke im PLEGRO Online-Schulungssystem gefunden haben, kontaktieren Sie bitte unser Security-Team. Wir melden uns schnellst möglich bei Ihnen und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

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